Wynajem długoterminowy samochodów a koszty uzyskania przychodu w 2024 roku

Dla wielu przedsiębiorców korzystanie z samochodów własnych lub firmowych w leasingu przestaje być opłacalne. Posiadanie ich i regularne korzystanie niesie za sobą wiele obowiązków i konsekwencji, w tym spadku wartości samochodu w związku z ciągłą eksploatacją. Alternatywą dla tradycyjnego rozwiązania stał się najem długoterminowy pojazdów osobowych i dostawczych. Mimo że liczba zalet tej metody jest naprawdę długa, to pojawia się istotne pytanie - jak ponoszone koszta wynajmu samochodów wpływają na finanse firmy i jej rozliczenia podatkowe?

Wynajem samochodu w firmie. Jakie niesie za sobą korzyści?

Najem długoterminowy z wypożyczalni samochodów osobowych i dostawczych to nie tylko kwestia podatkowa, ale również szereg praktycznych korzyści dla firm. Jedną z głównych zalet wynajmu długoterminowego jest jego elastyczność. Firmy mogą dostosowywać warunki najmu do indywidualnych potrzeb, zarówno pod kątem czasu trwania umowy, jak i typów pojazdów. To idealne rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które potrzebują samochodów na określone projekty lub dla pracowników w delegacji, bez konieczności długoterminowych zobowiązań. 

Dodatkowo, najem samochodu to świetne rozwiązanie dla nowych przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają rozwijać swoja działalność. Taki wybór eliminuje obawy związane z utratą wartości pojazdu oraz kosztami jego utrzymania. Wszelkie naprawy, przeglądy, ubezpieczenie samochodu osobowego czy wymiany opon są zazwyczaj pokrywane przez firmę wynajmującą, co zmniejsza administracyjne obciążenia przedsiębiorstwa. Firmy nie muszą również martwić się o odsprzedaż pojazdu po zakończeniu umowy najmu, co często wiąże się z dodatkowym czasem i kosztami. W kontekście planowania budżetowego, koszty związane z użytkowaniem takiego samochodu zapewniają przewidywalność wydatków. Miesięczne raty wynajmu są stałe, co ułatwia planowanie budżetu i kontrolę nad finansami firmy. To przeciwieństwo sytuacji, gdy nieprzewidziane wydatki związane z posiadaniem pojazdu mogą wprowadzać chaos w planach finansowych przedsiębiorstwa.

Krótkoterminowy i długoterminowy wynajem samochodu a koszt uzyskania przychodu

Definicja kosztów podatkowych została przedstawiona w art. 22 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nią kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione przez podatnika w celu uzyskania przychodu. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu także najem długoterminowy samochodu. Do comiesięcznego czynszu za wynajmowany pojazd należy także doliczyć kwoty wydane w celach eksploatacyjnych. Wszystkie koszty poniesione w celu opłat miejsc parkingowych, tankowania i napraw (których nie przewidziano w umowie wynajmu) mogą zostać odliczone podczas rozliczania podatku.

Obecnie ustawodawca utrzymuje limit 150 000 zł wartości długoterminowo wynajmowanego samochodu. W praktyce oznacza to górną granicę, do której opłaty z tytułu najmu auta mogą być odliczane od kosztów podatkowych. W przypadku wykorzystywania samochodu na mocy umowy najmu krótkoterminowego, wysokość 150 000 zł nie jest wiążąca. Korzystając z usług wypożyczalni poniżej 6 miesięcy, chcąc ująć opłaty za z wynajem samochodu, należy kierować się wartością pojazdu przewidzianą w polisie ubezpieczeniowej.

Zasady wliczania najmu samochodu do kosztów podatkowych do 2018 roku

W poprzednich latach zaliczanie poniesionych opłat z tytułu najmu samochodu osobowego nie było możliwe bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Przedsiębiorca był zobligowany do stałego monitorowania stanu pojazdu i deklarowania go w formie tzw. kilometrówki, określającej częstotliwość i sposoby wykorzystywania samochodów w firmie. Poprawnie prowadzona kilometrówka musiała zawierać w sobie:

• nazwisko, imię oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Rozliczanie kilometrówki

Do końca 2018 roku, limit wydatków na samochód osobowy, które można było zaliczyć do kosztów podatkowych, był ustalany na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki). Limit ten wyliczano, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km określoną dla danego typu samochodu osobowego. Stawki te, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r., wynosiły:

• 0,5214 zł dla samochodów osobowych z silnikiem o pojemności do 900 cm³,
• 0,8358 zł dla samochodów osobowych z silnikiem o pojemności powyżej 900 cm³.

Rozporządzenie to regulowało warunki ustalania oraz sposób zwrotu kosztów używania samochodów osobowych, motorowerów i motocykli (niebędących własnością pracodawcy) do celów służbowych.

Jak aktualnie rozliczyć wynajem samochodu osobowego w kosztach uzyskania przychodu? 

Od 2019 roku zmieniły się zasady rozliczania wydatków eksploatacyjnych związanych z wynajmowanymi pojazdami osobowymi dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Nie jest już wymagane prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) do celów PIT. Zamiast tego, wydatki te rozliczane są na dwa sposoby, w zależności od sposobu wykorzystania samochodu w działalności firmy.

W sytuacji, gdy podatnik wykorzystuje wynajęty pojazd osobowy zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, możliwe jest odliczenie 50% podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem. Natomiast w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) wydatki eksploatacyjne są ujmowane w wysokości 75% ich wartości. Dla czynnych podatników VAT, którzy wykorzystują pojazd w sposób mieszany, w KPiR odnotowuje się 75% sumy wartości netto wraz z nieodliczoną częścią VAT (czyli 50% VAT).

Z kolei, jeśli przedsiębiorca wykorzystuje wynajmowany pojazd wyłącznie w celach firmowych, możliwe jest pełne odliczenie podatku VAT (100%) oraz kosztów eksploatacyjnych. Warunkiem jest jednak spełnienie następujących wymagań:

• Zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego poprzez formularz VAT-26,
• Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT,
• Opracowanie i wdrożenie regulaminu użytkowania pojazdu w ramach działalności firmy.

Na co trzeba uważać podczas wynajmu długoterminowego samochodu?

Decydując się na wynajem długoterminowy samochodu w działalności gospodarczej, istnieje kilka istotnych aspektów, na które przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć potencjalnych problemów. Pierwszym z nich jest dokładne przeanalizowanie umowy najmu. Ważne jest, aby zrozumieć wszystkie warunki, w tym okres wynajmu, wysokości opłat za wynajem samochodu, zakres ubezpieczenia oraz procedury dotyczące ewentualnych uszkodzeń czy napraw pojazdu. Kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest również limit kilometrów określony w umowie najmu długoterminowego. Przekroczenie tego limitu może skutkować dodatkowymi opłatami. Dlatego też ważne jest regularne monitorowanie przebiegu danego samochodu i dostosowywanie jego użytkowania do warunków umowy.